15-я сельскохозяйственная выставка «Саратов-Агро. День поля 2025» пройдет 14–15 августа 2025 года в Саратовской области, на экспериментальном поле ФГБНУ «НИИСХ Юго-Востока» (СКАД, между пос. Дубки и с. Пристанное, площадь 100 га). Организатор — Выставочный центр «Софит-Экспо» (sofitexpo.ru, тел.: +7 (8452) 796-641). Выставка привлекает более 3,480 посетителей и 225+ компаний из 28 регионов России, демонстрируя технику, селекционные достижения, агрохимию и способствуя обмену опытом.

Цели участия и ожидаемые результаты
Перед началом подготовки определите цели:

• Экспоненты: демонстрация новинок (техника, семена, агрохимия), привлечение клиентов, заключение сделок, укрепление бренда, анализ конкурентов.
• Посетители: поиск поставщиков, изучение инноваций, участие в деловой программе, нетворкинг.

Ожидаемые результаты:

• Заключение контрактов (например, 5–10 сделок на сумму от 1 млн руб.).
• Сбор 100+ контактов потенциальных клиентов.
• Увеличение узнаваемости бренда на 20% (по охватам в соцсетях и отзывам).
• Анализ 10+ конкурентов (ассортимент, цены, подходы).

Выставка охватывает:

• Сельскохозяйственную технику, оборудование, грузовой транспорт, запчасти.
• Семена, удобрения, средства защиты растений.
• Технологии для растениеводства, животноводства, мелиорации.
• Инновации: цифровые платформы, робототехника, системы точного земледелия.

План подготовки: этапы и сроки
Подготовка начинается за 12 месяцев, учитывая уличный формат, погодные условия (жара, дождь), обеспечение водой, а также организацию встреч с клиентами на основе их откликов на приглашения.

За 12 месяцев (август 2024)

• Определите цели и бюджет:
• Проведите брифинг с руководством и отделом продаж для согласования целей (например, демонстрация новой сеялки, привлечение 50+ фермеров).
• Рассчитайте бюджет: аренда площади (50,000–150,000 руб.), шатер/тент (30,000–100,000 руб.), логистика, реклама (100,000 руб.), персонал, каталоги (50,000 руб.), погодные меры (навесы, кулеры ~20,000 руб.).
• Пример: в 2023 году участвовало 225+ компаний, раннее бронирование обеспечивало места ближе к центральным аллеям.
• Забронируйте место:
• Подайте заявку через sofitexpo.ru или по тел.: +7 (8452) 796-641. Выберите место для стенда (10–50 м²) или поле для демонстраций (например, 0.5 га для тест-драйвов).
• Уточните доступ к электричеству, воде, парковке.
• Интеграция VoiceROI Analytics:
• Рассмотрите VoiceROI Analytics для записи и анализа диалогов на стенде. Услуга фиксирует разговоры, предоставляя отчеты для повышения продаж.
• Свяжитесь с поставщиком, обеспечив защиту оборудования от влаги и пыли (уличный формат).
• Назначьте команду:
• Координатор (ивент-менеджер), маркетолог, логист, 3–5 стендистов (менеджеры по продажам, технический специалист).
• Назначьте ответственного за CRM и работу с приглашенными клиентами.
• Начните разработку каталогов и раздаточных материалов:
• Определите структуру каталогов: акцент на новинки (например, техника 2025 года), технические характеристики, кейсы (рост урожайности на 15%).
• Соберите контент: фото продукции, описания, преимущества, отзывы клиентов.
• Планируйте сувениры: семена, ручки, блокноты с логотипом.
• Погодные меры:
• Планируйте шатры/тенты с защитой от дождя и солнца (устойчивость к ветру 10–15 м/с).
• Закажите кулеры с водой для жары (август в Саратове: +25–35°C, осадки возможны).

За 9–10 месяцев (октябрь–ноябрь 2024)

• Разработайте концепцию участия:
• Для экспонентов: выберите продукцию (например, сеялки, опрыскиватели, как в 2023 году). Решите, участвовать ли в тест-драйвах (тракторы, комбайны).
• Для посетителей: изучите деловую программу на sofitexpo.ru (например, семинары по No-till, бинарным посевам).
• Планируйте активности: презентации, конкурсы, демонстрации на поле.
• Начните дизайн стенда:
• Согласуйте технические требования с организаторами (электроснабжение, безопасность, устойчивость к погоде).
• Закажите шатер (10–15 м² для малых компаний, 25–50 м² для крупных) с брендированием (логотип, слоган).
• Предусмотрите зоны: переговоры, демонстрация, хранение материалов.
• Составьте список участников команды:
• Подготовьте 3–5 стендистов, владеющих информацией о продукции и навыками продаж.
• Назначьте ответственного за координацию встреч с приглашенными клиентами.
• Продолжайте разработку каталогов:
• Утвердите дизайн каталогов и брошюр, включая фирменный стиль и информацию о новинках.
• Согласуйте макеты с маркетинговой командой, ориентируясь на целевую аудиторию (фермеры, агрохолдинги, дилеры).
• Погодные меры:
• Закажите водонепроницаемые контейнеры для хранения каталогов и электроники.
• Подготовьте план на случай дождя: резервные тенты, дождевики для команды, зонты для гостей.

За 6–8 месяцев (декабрь 2024 – февраль 2025)

• Утвердите дизайн стенда и материалы:
• Финализируйте макет шатра: яркое оформление, устойчивость к ветру, защита от солнца.
• Закажите печать каталогов (500–1000 шт.), брошюр, визиток, сувениров (например, пакеты семян, брендированные кепки).
• Начните рекламную кампанию:
• Анонсируйте участие в соцсетях (ВКонтакте, Telegram), на сайте компании, в отраслевых СМИ (например, agbz.ru).
• Отправьте предварительные приглашения ключевым клиентам (фермеры, агрохолдинги), упомянув новинки и каталоги.
• Создайте базу приглашенных в CRM для последующего сбора обратной связи.
• Зарегистрируйтесь на деловую программу:
• Подайте заявку на выступление или участие в семинарах через sofitexpo.ru (например, по технологиям точного земледелия).
• Погодные меры:
• Подтвердите наличие навесов и тентов для защиты от солнца/дождя.
• Закажите кулеры и бутилированную воду (2–3 литра на человека в день), вентиляторы для жары.

Зa 4–5 месяцев (март–апрель 2025)

• Подготовьте продукцию и активности:
• Выберите технику или образцы для демонстрации (например, тракторы, сеялки). Согласуйте тест-драйвы с организаторами.
• Организуйте активности: презентации новинок, конкурсы (например, розыгрыш шин, как в 2022), дегустации (для агрохимии или кормов).
• Проверьте готовность каталогов:
• Завершите печать, убедитесь, что материалы отражают новинки и соответствуют бренду.
• Подготовьте цифровые версии каталогов для рассылки.
• Закажите рекламу:
• Рассмотрите спонсорские пакеты (баннеры на поле, упоминания на радио выставки, логотип в программе).
• Разместите рекламу в отраслевых изданиях и соцсетях.
• Проведите тренинги для персонала:
• Обучите команду работе с клиентами, ответам на вопросы конкурентов, раздаче каталогов.
• Проведите ролевые игры для отработки сценариев общения с приглашенными клиентами.
• Погодные меры:
• Подготовьте оборудование для дождя: водонепроницаемые покрытия для техники, дождевики, нескользящие коврики.
• Для жары: навесы, вентиляторы, запас воды, головные уборы для команды.

Зa 2–3 месяца (май–июнь 2025)

• Финализируйте логистику:
• Организуйте доставку оборудования, шатра, каталогов до поля ФГБНУ «НИИСХ Юго-Востока» (СКАД, между Дубки и Пристанное).
• Забронируйте отели (например, «Волга», ул. Кирова, 34, или «Словакия», ул. Лермонтова, 30)
• Согласуйте парковку для техники и команды.
• Активно продвигайте участие:
• Отправьте персонализированные приглашения клиентам (e-mail, мессенджеры) с номером стенда, программой и новинками.
• Публикуйте посты в соцсетях с хэштегами #СаратовАгро2025, показывая подготовку (например, фото техники).
• Обновите базу приглашенных в CRM, отметив ключевых клиентов.
• Подготовьте презентации:
• Создайте слайды и видео для стенда и деловой программы, интегрировав данные из каталогов.
• Подготовьте короткие питчи (1–2 минуты) о продукции для встреч.
• Погодные меры:
• Проверьте устойчивость шатров к ветру и дождю. Закажите дополнительные зонты, дождевики.
• Подтвердите наличие кулеров и воды (50–100 литров на день), вентиляторов.

Зa 1 месяц (июль 2025)

• Проверьте готовность:
• Проведите тестовую сборку шатра, проверьте оборудование (дисплеи, динамики), наличие каталогов и сувениров.
• Убедитесь, что техника для демонстраций исправна и готова к транспортировке.
• Организуйте трансфер:
• Планируйте маршрут до поля (20–30 минут от Саратова, используйте навигатор или шаттлы от организаторов). Парковка доступна.
• Получите обратную связь от приглашенных:
• Свяжитесь с клиентами, которым отправлены приглашения (звонки, e-mail, WhatsApp/Telegram).
• Уточните, планируют ли они посетить выставку, их интересы (например, конкретная техника) и примерное время визита.
• Зафиксируйте данные в CRM: ФИО, компания, статус (подтвержден/не подтвержден), примечания.
• Распределите подтвержденных гостей между менеджерами: назначьте ответственного за встречу каждого клиента на стенде, согласуйте график встреч (например, 10:00–11:00 — клиент А, 11:30–12:00 — клиент Б).
• Пример: для 20 подтвержденных гостей распределите по 4–5 на менеджера, уточнив, кто встречает, консультирует и фиксирует итоги.
• Финальный инструктаж команды:
• Проведите брифинг: распределите роли (кто встречает гостей, кто проводит тест-драйвы), обсудите сценарии общения, раздачу каталогов, действия при жаре/дожде.
• Ознакомьте менеджеров с графиком встреч с приглашенными клиентами, предоставьте данные из CRM (интересы, история общения).
• Подготовьте бейджи и униформу с логотипом.
• Погодные меры:
• Проверьте прогноз погоды за неделю (например, через Gismeteo). Подготовьте резервные тенты, вентиляторы, воду.
• Убедитесь, что шатры и навесы устойчивы, а материалы защищены от влаги.

Во время выставки (14–15 августа 2025)

• Активность на стенде:
• Проводите тест-драйвы техники, презентации, конкурсы (например, викторина с призами). Используйте VoiceROI Analytics для записи диалогов клиентов и менеджеров; ежедневные отчеты помогут скорректировать подход.
• Раздавайте новые каталоги, акцентируя внимание на новинках (например, «наша сеялка сокращает затраты на 15%»).
• Собирайте контакты посетителей (визитки, формы заявок). Фиксируйте лиды в CRM.
• Ответственные менеджеры встречают приглашенных клиентов по графику: приветствуют, проводят индивидуальные консультации, демонстрируют продукцию, фиксируют договоренности в CRM.
• Пример: менеджер встречает клиента, уточняет интерес (например, тракторы), показывает модель, предлагает тест-драйв, обсуждает условия поставки.
• Управление погодными условиями:
• Жара (+25–35°C): предлагайте посетителям воду из кулеров, обеспечьте тень (навесы), используйте вентиляторы. Команда носит легкую одежду и головные уборы.
• Дождь: приглашайте гостей под шатер, используйте водонепроницаемые покрытия для техники, раздавайте дождевики, храните каталоги в герметичных контейнерах.
• Обеспечьте запас воды: 2–3 литра на человека в день для команды и посетителей (50–100 литров на день для стенда).
• Участвуйте в мероприятиях:
• Посетите деловую программу: семинары (например, по бинарным посевам или No-till), конкурс «Саратовский пахарь» (традиционно собирает 100+ участников).
• Проводите запланированные встречи с приглашенными клиентами на стенде или в переговорных зонах (если предусмотрены).
• Участвуйте в демонстрациях на поле для нетворкинга с партнерами.
• Публикуйте в соцсетях:
• Делайте фото и видео с тест-драйвов, встреч с клиентами, активностей на стенде. Используйте хэштеги #СаратовАгро2025.
• Публикуйте сторис и посты в реальном времени, показывая новые каталоги и работу менеджеров.

После посещения выставки (август–сентябрь 2025)

• Обработайте лиды:
• В течение 48 часов отправьте персонализированные письма с благодарностью за визит и коммерческими предложениями, приложив цифровые версии каталогов. Особое внимание уделите приглашенным клиентам.
• Разделите лиды на «горячие» (готовы к сделке), «теплые» (интерес, но нужна доработка), «холодные» (информационные контакты).
• Назначьте ответственных менеджеров для дальнейшей работы с каждым лидом.
• Проанализируйте результаты:
• Подсчитайте количество контактов (цель: 100+), сделок, ROI (например, окупаемость затрат на участие).
• Оцените эффективность каталогов, погодных мер, встреч с приглашенными клиентами (например, процент конверсии из встреч в сделки).
• Соберите обратную связь от команды (что сработало, что улучшить) и клиентов (опросы, звонки).
• Проанализируйте отчеты VoiceROI Analytics: ключевые запросы клиентов, популярные продукты, слабые места в диалогах.
• Начните подготовку к следующей выставке:
• Оцените успехи и ошибки для улучшения участия в «Саратов-Агро 2026» или других мероприятиях (например, «ЮгАгро»).
• Обновите базу CRM, добавив новые контакты и результаты встреч.

Ключевые мероприятия для максимальной отдачи
На стенде:

• Тест-драйвы техники: организуйте демонстрации тракторов, сеялок, комбайнов на поле.
• Интерактивы: конкурсы (например, викторина по продуктам с призами), дегустации (для кормов или агрохимии).
• Консультации: обеспечьте экспертов (технолог, агроном), раздавайте новые каталоги.
• Встречи с приглашенными: менеджеры проводят персонализированные консультации по графику.

В деловой программе:

• Участвуйте в семинарах (например, по No-till, бинарным посевам) и конференциях.
• Выступите с презентацией, демонстрируя кейсы из каталогов (например, «как наш продукт увеличил урожайность на 20%»).
• Посетите конкурс «Саратовский пахарь» для нетворкинга.

Вне стенда:

• Используйте спонсорские пакеты: баннеры, упоминания на радио, логотип в программе.
• Договоритесь о переговорах на демонстрационных площадках или в переговорных зонах.

Практические советы

• Логистика:
• Поле находится в 20–30 минутах от Саратова (СКАД, между Дубки и Пристанное). Используйте навигатор или шаттлы от организаторов. Парковка доступна для команды и техники.
• Рассчитайте время доставки техники (например, тракторы требуют спецтранспорта).
• Нетворкинг:
• Назначьте встречи заранее, особенно с подтвержденными гостями, используя данные из CRM.
• Подготовьте визитки и краткие презентации (PDF) для быстрого обмена.
• Цифровизация:
• Ведите базу лидов в CRM. Фиксируйте результаты встреч: интерес, договоренности, следующий шаг.
• Используйте QR-коды на каталогах для перехода к цифровым материалам.
• Безопасность:
• Согласуйте конструкции шатра с организаторами (sofitexpo.ru) для соответствия нормам (ветроустойчивость, пожаробезопасность).
• Обеспечьте страховку техники и оборудования.
• Демонстрационные зоны:
• Подготовьте технику заранее: проверьте исправность, очистите, нанесите брендирование.
• Согласуйте график тест-драйвов с организаторами (например, 30 минут на модель).
• Каталоги и раздаточные материалы:
• Напечатайте 500–1000 каталогов, учитывая аудиторию (~3,480 посетителей). Храните в водонепроницаемых контейнерах.
• Подготовьте цифровые версии (PDF) для рассылки и сайта.
• Сувениры: брендированные кепки, пакеты семян, ручки (тираж 300–500 шт.).
• Погодные меры:
• Жара (+25–35°C): шатры с навесами, вентиляторы, кулеры с водой (50–100 литров на день), головные уборы для команды.
• Дождь: водонепроницаемые покрытия для техники, дождевики, зонты, нескользящие коврики.
• Регулярно проверяйте прогноз погоды (например, через Gismeteo) за 7–10 дней до выставки.
• Обратная связь по приглашениям:
• Используйте CRM для отслеживания откликов (например, «подтверждено», «отказ», «не определился»).
• Назначьте менеджеров для персонализированной работы с гостями: каждый отвечает за 4–5 клиентов, встречает, консультирует, фиксирует итоги.
• Подготовьте шаблоны для общения (звонки, e-mail) и график встреч.

Заключение
«Саратов-Агро. День поля 2025» — ключевая площадка для демонстрации агротехнологий и укрепления позиций на рынке.

Начинайте подготовку с августа 2024 года, бронируйте место через sofitexpo.ru, разработайте новые каталоги, используйте VoiceROI Analytics для анализа диалогов и повышения продаж. Получите обратную связь от приглашенных клиентов за месяц до выставки, распределите их между менеджерами для персонализированных встреч.

Учитывайте уличный формат, готовьтесь к жаре или дождю, обеспечьте водой команду и посетителей.